付箋のくくりだし

付箋のくくりだしの仕方に3通りくらいあるという話 付箋の中にグループを形成しているものがあり、スペースの限界などでそれをくくりだして他の場所に移動したいケース

(1) それらの付箋を単に別の場所に移動する (1’) グループに対しての表札をつける(図中の「グループA」)

本来のKJ法なら、一覧すべき時には全部広げるのでこの方法で支障ない。 しかしKJ法をタスク管理に応用しようとした時、常日頃全てのプロジェクトを開いて一覧しないので

• (した方が良いのだが、しなくなりがちなので) 左の一覧だけを見て、グループA(=プロジェクトA)のことを忘れ、プロジェクト化されていない細かいタスクばかりが優先的に目についてしまう。 「重要事項を優先する」の観点から好ましくない。

(2) 表札を左の一覧にも追加する

プロジェクトAの存在を忘れてしまうという問題はこれで解決できる。これで良いと考えていたが、これにも問題があると気づいたのが今回の記事のきっかけ。 この方法だと、具体度の高い細かいタスクと並んで、一段階抽象化されたタスクが並ぶことになる。例えば「XXをYYする」の隣に「論文を執筆する」「ソフトZZをiPadに移植する」が並ぶことになる。 これはタスクが具体的でないことによるデモチベーションの原因になる。

(3) プロジェクト名を左の一覧にも追加した上で、さらに「次の一歩」のタスクもそこに移動する タスク管理に特化したコンセプトだが、結局のところタスクは「明確な次の一歩」にブレイクダウンすることが重要で、せっかくブレイクダウンしたそれを別紙にくくりだして見えなくしてしまうのはよくないのだ。

表札は「この具体的なタスクA1が、プロジェクトA達成という目的のためのものだ」と表現する働きをする。 また、タスクA1が終わった時に、即座にA1を捨てたり完了ゾーンに移動しても「隣が空いている表札」が残って「ああ、Aのまとめシートから次のタスクを取ってこなきゃ」と気付かせてくれる。