ピクシブでのNotionのつかいかた - pixiv inside
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ドキュメント置き場を集約する
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チームでNotionを運用するうえで最も憂慮すべきは、Notionに対する自分ごと感の低下です。
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Notionのドキュメントは階層構造をもっているため、必然的に「どこに文書を置くべきか」という知見がナレッジ化しやすく、徐々に文書を置く場所を機械的に決定することができなくなっていきます。文書を置く場所で迷う機会が増えてしまうと、文書そのものを作ることを諦めてしまい、情報を残さないという事が起こりやすくなってしまいます。
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これが何度か続くと自分ごと感の低下に歯止めがかからなくなり、だんだんNotionと距離を置くようになってしまい、やがて「Notionよく分からない」という心理的なハードルが確立してしまいます。
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そこで、適当に文書を置ける場所を用意しました。ルールは「他のメンバーに関わるであろう情報は全部ここに突っ込む」だけです。これがあるだけで、ドキュメントの作りやすさが大きく変わります。
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ドキュメントの連なりが情報になる
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どこにどの文書を設置すればよいかについての知見がオープン化し、機械的に判別できるようになると、徐々に「文字になっていない情報は情報ではない」という認識がチームに醸成され、積極的に文書が作成されるようになっていきます。
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最初は議論が始まった後に後追いでドキュメンテーションが行われ、「今の流れ書いといたよ」というコミュニケーションをしていたのですが、どうせ書くならとあらかじめ議事録を書く記事を作ってからMTGをするようになり、もう書く場所があるならとアジェンダが書かれるようになっていきました。
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やがて不要なノーアジェンダMTGは実施されなくなり、MTGの議事録がきちんと資料の体裁を成すようになり、意思決定プロセスが網羅的に明言化されるようになっていきました。その結果、文書の連なりを振り返ることで「いつどういった議論・決定が行われたのか」が時系列順でわかるようになりました。
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これは非常に大きなメリットで、この文書の並びそのものが「チーム全体の時系列順のアウトプットログ」となるため、それがそのまま「やったことの整理・職掌間の情報共有・定例報告・エスカレーション」に利用できて非常に便利です。
antibayesian これほんとめちゃくちゃいいし、私も基本そうしてる。「社内知見まとめましょう」ってなると、必ず「適切な階層構造やタグによる検索性を〜」と言い出す人が出てくるけど、まず情報吐き出させよう。今のnotionなどのツールだと検索機能ついてるから検索性は後でいい
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検索性は本当に後々で良くて、ドキュメントタイトルと検索機能使えば、経験的には300程度のドキュメントは余裕で捌ける。あとどんな情報が集積されるかはやらないとわからないうちに適切な整理ができるかって話。そもそも集積されないのが一番の課題。1000も2000も情報集積してから整理すれば良い。