グループウェアの基本的機能

• フローとストック

  • 情報を他人に素早く届ける(フロー)
    • 複数人に届けられる
    • チャットのように1行メッセージ v.s. メールのように一塊のメッセージ
      • 改行で送信されるチャットシステムは「1行の短いメッセージを送れ」ということをアフォードする
  • 情報を保管しておき、必要な時に見つけられる(ストック)
    • 検索
    • ファイル共有
    • ストックした情報の間の関連付けを発見できる(これができるものは稀、Scrapboxなど)
  • 相手の状況把握
    • オンライン/オフライン
    • 在席/外出
    • 出勤/休暇
    • いま返信を入力中である(一部のチャットアプリ、Facebook)
    • 送ったメッセージを既読である(LINE)

• パーマリンクの存在

  • 例えば「Xさんとの契約書ってどこだっけ」という時
  • ファイルがグループウェアにアップロードされておりパーマリンクがあるなら「ここです」とリンクを貼ることができる
  • そうでない場合は実際のファイルを貼ることになる
  • メールの添付ファイルでだけやり取りした場合にパーマリンクがない現象が起こりがち
    • 見つけられないのでもう一度送ってもらったり
  • バージョン管理の有無
    • パーマリンクが特定のファイルへのリンクではなく、そのファイルのバージョン管理履歴である場合「どれが最新だろう」という問題が起こらない
    • 「以前はどうだったか」を確認することも容易
    • Cybozu Officeの「ファイル管理」やDropboxにある機能

• 再利用

  • 例えば紙の書類で「何かを申請して承認する」というワークフローを組んでいる場合、再利用されるのは様式の部分だけであり、入力内容は毎回0から入力することになる。
    • たとえば申請者の住所や所属を何度も書くとか。
  • 電子化されているワークフローにおいては
    • 過去に自分が出した申請が一覧できる(ストック)
    • それを再利用できる
  • という特徴がある。既存の申請を再利用することによって、変化していない部分の再入力が必要なくなる。

• トレーサビリティ

  • 紙の書類でのワークフローでは、途中の人が例えば紙を紛失したり、作業することを忘れて長期間止めている場合に、周囲の人がそれに気づくことができない
  • 電子的なワークフローでは、申請がどこまで進んでいるかをいつでも確認できる

• 対外的アクションの事前レビュー

  • 会社アカウントから外部の人に出すメールの下書きを、送信ボタンを押す直前の状態(つまり本文だけではなくCCとか宛先とかが記入済みの状態で)で他の社員にレビューしてもらうことができる
    • もちろんパーマリンクがある
  • 他の社員が出したメールを検索して参考にすることができる
  • メールワイズのイメージ

• 物の状態の確認

  • 「トレーサビリティ」に書いた、紙の書類は位置がわからなくなる問題は「紙の書類」という物理的存在と「それの位置」という状態が密結合していることが原因で起こる
  • この解決は、根本的には「紙の書類を電子的な書類に置きかえたこと」ではなく「状態の密結合を解除」によって起きている
  • 例えば、外部から紙の書類が来て会社員での押印が必要だとする。これは書類を電子化するわけにはいかない。
  • このシチュエーションで「押印申請」の電子的ワークフローは例えばこうなる
    • 本人が押印申請
    • マネージャーがチェックして承認
    • 社長が承認
    • 押印担当者(法務など)が押印
    • 本人に戻ってくる
  • 「マネージャーがチェックして社長の承認待ちである」などの「状態」が紙とは切り離されて、関係者が誰でもグループウェア上でいつでも確認できるようになっている。

• コミュニケーションの支援

  • 日程調整に関するコミュニケーション